BMF-Schnittstelle Österreich: Spenderdaten vorbereiten und übermitteln

Geändert am: Mo, 4 Okt, 2021 at 4:07 NACHMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Spenderdaten für die BMF-Schnittstelle Österreich vorbereiten und anschließend übermitteln können. 

Gut zu wissen

  • Damit die Spenderdaten und Spendensummen an das Bundesministerium für Finanzen in Österreich übermittelt werden können, muss der Spender seinen Vor- und Nachnamen, sowie das Geburtsdatum bei der Spende angeben.
  • D. h. für Neuspender stellen Sie idealerweise das Geburtsdatum bei den abgefragten Formularfeldern im Formular als Pflicht ein oder weisen Ihre Offline-Spender darauf hin, Ihnen ein Geburtsdatum zu kommunizieren.
  • Unten finden Sie weitere Hinweise, wie Sie die Datenübermittlung vorbereiten können. 
  • Nachdem Sie die Vorbereitung zur Übermittlung abgeschlossen haben, können Sie die zu übertragenden Spender filtern.
Diese Funktionen sind im FundraisingBox CRM inklusiv. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte.


Hinweis: Aktivieren Sie bitte vorab die BMF-Schnittstelle Österreich, um mit der Datenvorbereitung und Datenübermittlung zu beginnen.

Widerspruch Datenübermittlung

Sollte der Spender einer Datenübertragung an das BMF widersprechen, können Sie die entsprechende Checkbox bei der Kontaktbearbeitung deaktivieren.

Tipp: Wir empfehlen in regelmäßigen Abständen neue Spenderdaten zu überprüfen, damit vor der Datenübermittlung keine Hektik aufkommt. Beachten Sie hierzu die unten stehenden Hinweise.

Spender ohne Geburtsdatum

Bestehende Spender ohne Geburtsdatum können Sie in Ihrer FundraisingBox über die Smart-Suche filtern. Hierzu ein Beispiel für das Spendenjahr 2019:

Tipp: Gerne ergänzen Sie die Suche beispielsweise mit Land ist Österreich, um lediglich Spender aus Österreich zu filtern. Die Suche können Sie auch als Smart-Tag speichern und mit Anpassung des Jahres jederzeit schnell aufrufen.

vbPK SA

Nachdem Sie das Geburtsdatum geprüft und ergänzt haben, ermittelt Ihre FundraisingBox automatisch die verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzeichen für Steuern und Abgaben (vbPK SA) beim zentralen Melderegister (ZMR).

Auch bei neu hinzugefügten Kontakten (manuell, via Import oder automatisch über das Formular) wird die vbPK SA automatisch nach wenigen Minuten ermittelt, sofern die notwendigen Daten vorliegen.

Die vBPK SA und den aktuellen Status finden Sie bei dem Kontakt in der erweiterten Visitenkarte.

  • Sollte die automatische Überprüfung fehlschlagen, finden Sie hier ebenfalls weitere Informationen zur Ursache.
  • Über die Smart-Suche können Sie auch vor der Datenübermittlung an das BMF fehlerhafte Personenkennzeichen suchen und entsprechende Optimierungen vornehmen:

Zusammenfassung der Vorbereitung

Zur regelmäßigen Überprüfung der Daten legen Sie sich folgende Smart-Tags an:

  • Spender ohne Geburtsdatum
  • Fehlerhafte Personenkennzeichen

Wenn alle Daten korrekt sind, können Sie mit der Übermittlung der Spenderdaten starten.

Datenübermittlung

  • Grundsätzlich gibt es drei unterschiedlichen Arten der Übermittlungen: Erstmeldung, Änderungsmeldung und Stornomeldung.
  • Unten finden Sie wie diese verschieden Meldungen übermittelt werden können.
  • Grundsätzlich ist eine mehrfache Übermittlung an das Bundesministerium für Finanzen Österreich möglich, aber nicht zu empfehlen. Beachten Sie hier die Hinweise unter Änderungs- und Stornomeldung.

Hinweis: Bitte lesen Sie unbedingt vorab die Hinweise oben zur Vorbereitung zur Spendenübermittlung, damit eine unkomplizierte Datenübermittlung gegeben ist.

Erstmeldung

Idealerweise werden die Daten vom letzten Spendenjahr ca. Anfang / Mitte Februar übermittelt, um möglichst wenige Korrekturen vornehmen zu müssen (z. B. durch fehlgeschlagene / zurückgebuchte Transaktionen). Die zu übermittelnden Spenderdaten finden Sie über die Smart-Suche. Hierzu ein Beispiel für das Spendenjahr 2019:

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, die Suche als Smart-Tag abzuspeichern. Sollten Sie das “Eingegangen-am-Datum” nutzen, passen Sie die Smart-Suche entsprechend an. Beachten Sie dazu weitere Informationen bei der Aktivierung des Services.

  1. Nachdem Sie die Suche angestoßen haben, wählen Sie zunächst alle Treffer aus.
  2. Klicken Sie oben auf Aktion wählen .
  3. Klicken Sie im Dropdown auf Export für das BMF erstellen. (Bis zu 100.000 Datensätze je Export)
  4. Im nun sichtbaren Fenster wählen Sie die Übermittlungsart Erstmeldung  aus.
  5. Anschließend klicken Sie auf den Button exportieren.

Lassen Sie bitte das Browser-Fenster mit Ihrer FundraisingBox geöffnet. Nach wenigen Minuten erhalten Sie eine E-Mail mit dem Download-Link der XML-Datei, welche Sie in Ihr FinanzOnline (FON) bitte hochladen. Innerhalb der nächsten Tage sendet Ihnen FinanzOnline eine Bestätigungsmail, die Sie bitte überprüfen und nehmen ggf. Optimierungen bei fehlerhaften Daten vor.

  1. Gehen Sie nach erfolgreiche Übermittlung nun zurück in Ihre FundraisingBox zu den entsprechenden Transaktionen.
  2. Wählen Sie alle Transaktionen aus.
  3. Klicken Sie oben auf  Aktion wählen  .
  4. Klicken Sie hier auf bearbeiten und wähle das Feld Übertragen an das BMF aus.
  5. Anschließend setzen Sie das Datum, an dem Sie die Daten an das BMF übermittelt haben und klicken auf speichern .

Änderungsmeldung

Für Spenden, die dem BMF für das ausgewählte Jahr bereits gemeldet wurden, dürfen in der Folge nur noch Änderungsmeldungen übermittelt werden. Verwenden Sie dieses Option, falls Sie einzelnen Spenden nach der Erstmeldung noch korrigiert, ergänzt oder gelöscht haben.

  1. Nachdem Sie die Korrektur vorgenommen haben, wählen Sie die entsprechenden Transaktionen aus.
  2. Klicken Sie oben auf Aktion wählen       
  3. Klicken Sie im Dropdown auf Export für das BMF erstellen.
  4. Im nun sichtbaren Fenster stellen Sie bitte die Übermittlungsart auf Änderungsmeldung ein.
  5. Anschließend klicken Sie auf exportieren.

Die weiteren Schritte (XML-Datei, Übermittlungsdatum setzen) entnehmen Sie bitte dem Absatz Erstmeldung.

Stornomeldung

Diese Übermittlungsart wird genutzt für:

  • Löschen aller Spenden eines Jahres
  • Widerruf der Datenübermittlung an das BMF
  1. Sollen alle bereits für das letzte Jahr gemeldete Spenden eines Kontaktes gelöscht werden, wählen Sie diese (ggf. über eine extra Smart-Suche) aus.
  2. Klicken Sie im Dropdown auf Export für das BMF erstellen.
  3. Im nun sichtbaren Fenster stellen Sie bitte die Übermittlungsart auf Stornomeldung ein.
  4. Nachdem die XML-Datei übermittelt wurde, können Sie die Transaktion(en) in Ihrer FundraisingBox löschen.

Hinweis: Hat der Spender einer Datenübermittlung an das BMF widersprochen, wählen Sie ebenfalls als Übermittlungsart Stornomeldung. Anschließend deaktivieren Sie in Ihrer FundraisingBox bei dem Kontakt die entsprechende Checkbox.


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