Wikando Lastschrift: Vorteile und FAQ

Geändert am: Do, 14 Apr, 2022 at 12:15 NACHMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS



In diesem Artikel beschreiben wir die Vorteile der Wikando Lastschriftzahlungsweise und beantworten die häufigsten Fragen, die zu diesem Thema gestellt werden.

Gut zu wissen

  • Wir klären zuerst die Vorteile, allgemeine Fragen und Aktivierung; speziellere Punkte, z.B. zu bestimmten Banken, finden Sie weiter unten.
  • Im letzten Abschnitt finden Sie Hinweise zur Verwendung der Wikando Lastschrift, wenn Sie diese bereits im Einsatz haben.

Videoanleitung

Vorteile

Die Wikando Lastschrift wurde von uns entwickelt, um Ihrer Organisation und Ihrer Buchhaltung möglichst viele Prozesse abzunehmen. Wir können dadurch die Lastschrift-Übermittlung stark vereinfachen und durch eine zeitgemäße und nahtlose Anbindung zu Ihrem Bankkonto automatisieren.

  • Warum die Wikando Lastschrift das richtige Lastschrift-Verfahren für Ihr Team ist:
  • Kein lästiger regelmäßiger Export/Import mehr von SEPA-Lastschrift-Dateien
  • Der Einzug erfolgt direkt auf Ihr Organisations-Konto (ohne Umwege)
  • Die Übermittlung der SEPA-Lastschrift-Datei wird komplett von uns automatisiert
  • Potentielle Fehlerquellen können so vermieden werden
  • Abstimmungen in Ihrem Team bei Urlaub oder im Krankheitsfall werden reduziert
  • Automatische Information bei Fehlbuchungen oder Rücklastschriften durch die FundraisingBox:
    • inkl. automatisches Beenden der dazugehörigen Daueraufträge
    • Darstellung des Rücklastschrift-Grundes in der FundraisingBox
    • Keine monatliche Grundgebühr für die Wikando Lastschrift
  • Mit zwei Klicks alle bisherigen Lastschrift-Daueraufträge und Formulare zur Wikando Lastschrift umstellen können (nach vollständiger technischen Einrichtung, wir informieren Sie dazu automatisch)

Allgemeine Fragen

Wie aktiviere ich die Wikando Lastschrift?

Für die Aktivierung der Wikando Lastschrift haben wir einen separaten Hilfe-Artikel mit der entsprechenden Anleitung.

Was kostet die Wikando Lastschrift?

Die aktuellen Konditionen der Wikando Lastschrift finden Sie in Ihrer FundraisingBox unter Payment > Zahlungsweisen > Wikando Lastschrift bzw. nach der Buchung unter Account > Verträge. Ob bankseitige Kosten für die technische Einrichtung anfallen ist von Bank zu Bank verschieden, dies erfahren Sie bei Ihrer Bank-Ansprechperson.

Welche Rechte müssen bei der Bank beauftragt werden?

Für die Wikando Lastschrift sind zur vollständigen Funktion nur zwei Rechte nötig, die von der Bank eingerichtet werden müssen:

  1. Einreichung von SEPA Basis-Lastschriften, die Ihrem Konto pauschalautorisiert (d.h. vollautomatisch ohne Ihr Zutun) gutgeschrieben werden
  2. Täglicher Abruf von elektronischen Kontoumsätzen (im Format CAMT53 bevorzugt, alternativ MT940)

Diese beiden Rechte werden technisch für unsere Schnittstelle, das SRZ (Service-Rechenzentrum) WINDATA eingerichtet.

Warum sind diese beiden Rechte technisch nötig?

  • Die Lastschriften müssen von unserer Schnittstelle eingereicht werden können, dies bedarf einer technischen Freischaltung bei der Bank.
  • Über das automatische Abrufen und Auslesen der täglichen Kontoumsätze stellen wir sicher, dass wir Ihnen weitere manuelle Arbeit abnehmen können, z.B. das automatische Setzen des Eingangsdatums bei jeder Wikando Lastschrift Transaktion (wann wurde eine Transaktion Ihrem Konto wertgestellt) und das Vermerken von Transaktionen, die zurückgebucht wurden oder fehlgeschlagen sind.
  • Sollte eine Transaktion zurückgebucht werden, zu der es einen aktiven Wikando Lastschrift Dauerauftrag gibt, wird dieser Dauerauftrag von uns automatisch beendet, damit Ihnen keine unnötigen Folgekosten entstehen.

Wer ist WINDATA?

Wir arbeiten für die technische Abwicklung mit windata GmbH & Co.KG zusammen, um eine moderne technische Schnittstelle zu Ihrer Bank sicherzustellen. Dadurch ist die sichere elektronische Übermittlung Ihrer Transaktionen datenschutzkonform nach höchsten Qualitäts- und Sicherheitskriterien gewährleistet. Das deutsche Unternehmen bietet bereits seit 1993 Softwarelösungen im elektronischen Zahlungsverkehr an und zählt zu den führenden Anbietern von Banking- und Finanz-Softwarelösungen. Natürlich haben auch wir mit WINDATA einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.

Wir haben nur ein Geschäftskonto, kein reines Spendenkonto - kann dieses für die Wikando Lastschrift genutzt werden?

Ja, das ist möglich. Wir empfehlen, aus Gründen der Datensparsamkeit, für die Wikando Lastschrift ein reines Spendenkonto einrichten zu lassen, auf welches nur Spenden ein- und ausgehen.
Sie können jedoch auch Ihr allgemeines Geschäftskonto, worüber auch andere Konto-Bewegungen erfolgen, ebenso technisch mit der Wikando Lastschrift nutzen. Technisch macht die keinen Unterschied. Da wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für die FundraisingBox miteinander geschlossen haben, sind Ihre Daten sicher.

Gewähre ich Wikando (FundraisingBox) oder WINDATA eine Kontovollmacht?

Nein. Auf uns ausgestellte Kontovollmachten sind nicht nötig, möglich oder erwünscht. Für die technische Funktionsweise sind die unter “Welche Rechte müssen bei der Bank beauftragt werden?” beschriebenen Rechte nötig - mehr nicht.

Muss ich selbstständig eine erste Lastschrift zum Test auslösen?

Nein, auch dies haben wir für Sie vollautomatisiert. Sie müssen nur die benötigten Rechte bei der Bank beauftragen. Nach der Aktivierung der Zahlungsweise erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit allen Informationen von uns. Wir übernehmen das Testen der Funktionen zu geeigneten Zeitpunkten und informieren Sie über den Ausgang, sowie über den vollständigen Einrichtungszustand. Sie können den Stand der Einrichtung in Ihrer FundraisingBox unter Payment > Zahlungsweisen > Wikando Lastschrift auch selbst prüfen, und zwar in der Box mit der Bezeichnung “Aktivierungsstatus”.

Kann die Wikando Lastschrift schon eingesetzt werden, obwohl die Einrichtung / der Test noch nicht abgeschlossen ist?

Davon raten wir ab, da die Bank die vorab von uns übermittelten Transaktionen noch nicht verarbeiten kann. Wir können diese nach der Klärung und finalen Einrichtung jedoch bei Bedarf erneut übermitteln, sollte die Bank die Verbuchung nicht nachträglich anstoßen. Es kommt daher zu einem zeitverzögerten Einzug der Transaktionen (bis die bankseitige Einrichtung vollzogen wurde) und bedarf einer individuellen Abstimmung mit uns. Wir empfehlen, die Zahlungsweise in den Formularen bis zur vollständigen Einrichtung zu deaktivieren.

Ist ein persönlicher Kontakt zwischen der Bank und der FundraisingBox während der Einrichtung notwendig?

Pauschal ist kein Kontakt zwischen Ihrer Bank und dem Support der FundraisingBox während der Einrichtung der Wikando Lastschrift notwendig. Sollte Ihre Bank Rückfragen zur technischen Einrichtung oder zum Produkt an sich haben, gehen wir gerne für Sie in den Austausch und freuen uns über die Übermittlung der E-Banking Ansprechperson Ihrer Bank an uns (in der Regel heißen die Abteilungen “E-Business”, “EBICS” oder “Electronic Banking”). Sollte es Bedarf für einen derartigen Austausch während der Einrichtung geben, werden wir Ihnen dies stets signalisieren. Eine proaktive Kontaktaufnahme unsererseits ist nicht notwendig.

Ich nutze den FundraisingBox Bank Sync. Werden Wikando Lastschrift-Transaktionen dann trotzdem in meiner "zu importieren"-Liste dargestellt?

Nein. Die Wikando Lastschriften werden vom Bank Sync automatisch erkannt und daher herausgefiltert. Dadurch stellen wir sicher, dass sie nicht erneut zum Bank Sync Import angeboten werden.

Wie werden die Wikando Lastschrift Transaktionskosten in Rechnung gestellt / abgerechnet?

Die Rechnungsstellung erfolgt mit der quartalsweisen Transaktionskosten-Rechnung jeweils im Nachgang (Formular Varianten Transaktionskosten + Wikando Lastschrift Transaktionskosten). D.h. Sie erhalten die Lastschriften jeweils zu 100% und wir berechnen unsere Kosten der Transaktion separat und durch einen Einzelnachweis für Sie transparent nachvollziehbar. Den Einzelnachweis können Sie unter Account > Rechnungen bei den Transaktionskosten als CSV Datei herunterladen.

Bankenspezifische Fragen

BfS (Bank für Sozialwirtschaft)

Warum muss das BfS-eigene Dokument (“U-Blatt” oder “Unterschriftenblatt”) angefordert werden?

Die BfS Prozesse erlauben keine anderen Formulare für die Einrichtung der Rechte, als das bankeigene Formblatt. Daher hoffen wir auf Ihr Verständnis, dass der aktuelle Prozess so wie in der E-Mail nach der Wikando Lastschrift Aktivierung ist:

  1. Sie fordern das U-Blatt für “windata GmbH & Co.KG” mit der GP-Nr. “279817” bei der BfS an.
  2. Die BfS sendet es in der Regel per Post zu.
  3. Sie füllen es aus, unterzeichnen und senden es an die BfS zurück.

Erst danach richtet die BfS die benötigten Rechte für die Wikando Lastschrift ein und informiert Sie und in der Regel auch uns. Anschließend können wir die Test-Transaktion auslösen und prüfen, ob alles korrekt eingerichtet wurde. Bitte beachten Sie hierbei die Frage “Wie können die Wikando Lastschriften bei der BfS freigegeben werden?” weiter oben.

Was bedeuten die Berechtigungen N / T und wofür sind diese nötig?

Die Rechte N und T werden auf dem U-Blatt der BfS ganz unten erläutert.

  • N = Abruf von Kontoinformationen (meint die elektronischen Kontoumsätze)
  • T = Übertragung von Auftragsdateien (meint die Einreichung von SEPA Basislastschriften in unserem Fall)

Es sind also die gleichen Rechte, wie unter der Frage Welche Rechte müssen bei der Bank beauftragt werden?” aufgelistet werden, mit dem Unterschied, dass die BfS keine “Pauschalautorisierung”, d.h. keinen vollautomatischen Lastschrift-Einzug für Externe ermöglicht. Siehe daher auch Frage:“Wie können die Wikando Lastschriften bei der BfS freigegeben werden?”. Die Wikando Lastschrift funktioniert daher aktuell als halbautomatisches Verfahren bei der BfS. Bei vielen anderen Banken ist ein vollautomatischer Einzug möglich.

Wie können die Wikando Lastschriften bei der BfS freigegeben werden?

Da die BfS keinen vollautomatischen Lastschrift-Einzug für die Wikando Lastschrift (bzw. Externe) ermöglichen kann/möchte, ist es nötig, dass jede Lastschrift-Sammler-Datei von Ihnen freigegeben wird. Pro Tag übermitteln wir maximal 2 SEPA-Sammler-Dateien. Die genauen Klickwege lauten:

  • Im BfS Online Banking “Zahlungen > Verteilte elektronische Unterschrift” öffnen (Ihr BfS Login benötigt dafür die entsprechenden Rechte)
  • Die Fremddateien (die Einreichung erfolgt via SRZ WINDATA) prüfen und signieren.
  • Aufgrund der manuellen Freigabe empfehlen wir Ihnen eine interne Vertretungsregelung aufzusetzen, sodass die Freigaben in Ihrem Team stets Mo-Fr täglich geprüft werden können, auch im Falle einer Abwesenheit.

Sparkassen

Wieso wird der Umsatzabruf über SRZ WINDATA und die Lastschrift-Einreichung über SRZ WINDATA1 abgewickelt?

Das SRZ “WINDATA1” für die Lastschrift-Einreichung zu nutzen ist eine Sparkassen-Besonderheit. Nach Absprache mit der FI (Rechenzentrum der Sparkassen) ist das SRZ WINDATA1 im Standard als “pauschalautorisiertes SRZ” (Service-Rechenzentrum) angelegt. So können die Sparkassen die von uns eingereichten Lastschriften vollautomatisch verbuchen. Daher ist es wichtig, der Sparkasse mitzuteilen, dass die Lastschrift-Einreichung via SRZ WINDATA1 erfolgt, die elektronischen Kontoumsätze jedoch via SRZ WINDATA (ohne 1) abgerufen werden.

Banken außerhalb von Deutschland

Kann ich mein Konto z.B. bei einer österreichischen Bank für die Wikando Lastschrift nutzen?

Ja, das ist möglich. Statt der technischen Einrichtung über ein SRZ (Service-Rechenzentrum; funktioniert nur bei deutschen Banken) ist die technische Schnittstelle über einen sogenannten EBICS User herzustellen. Alle Informationen dazu erhalten Sie von uns per E-Mail, sobald Sie die Wikando Lastschrift aktivieren. Es sind die gleichen Rechte nötig, wie die unter Welche Rechte müssen bei der Bank beauftragt werden?” genannt.

Fragen zur Funktionsweise / Verwendung

Wie funktioniert die Übermittlung auf das Konto genau?

Die FundraisingBox sammelt stets alle Wikando Lastschrift Transaktionen von heute, bevor diese morgen automatisch zu Ihrer Bank gesendet werden. D.h. es werden immer kurz nach Mitternacht alle Wikando Lastschriften des Vortrages übermittelt. Wir senden maximal zwei SEPA-Dateien pro Tag:

  • eine Datei mit allen Einmal-Lastschriften
  • eine weitere Datei mit allen Dauer-Lastschriften (Erst- oder Folgespenden)

Daher ist es möglich, dass Sie auf Ihrem Konto bis zu zwei Sammler in der Wertstellung sehen. Siehe auch “Ich möchte auf dem Kontoauszug keine Sammelbuchungen, sondern Einzelbuchungen sehen können. Was muss ich tun?”.

Ein*e Unterstützer*in hat sich vertan: wie kann ich den Einzug einer Wikando Lastschrift Transaktion noch verhindern?

Die Transaktion muss in der FundraisingBox noch am gleichen Tag der Erstellung gelöscht werden, um die Übermittlung zur Bank noch verhindern zu können.

Beispiel: Am 06.09.2021 tätigt Alex Muster um 15.33 Uhr eine 100 Euro Wikando Lastschrift-Spende über Ihr Formular, wollte jedoch nur 10 Euro Spenden und ruft Sie daher an. Ihr Team hat nun bis 23.59 Uhr Zeit, die Transaktion in der FundraisingBox zu löschen, damit diese nicht kurz nach Mitternacht zur Bank übermittelt wird. Ihr*e Unterstützer*in kann dann eine neue Online Transaktion über Ihr Formular tätigen.

Sollte die Übermittlung zur Bank kurz nach Mitternacht durch die FundraisingBox bereits erfolgt sein, so gibt es für uns keine Möglichkeit mehr, die Übermittelung zur Bank zu stoppen.

Wann erfolgt der Einzug auf das Konto?

Wir übermitteln die Transaktionen stets mit der gleichen Fälligkeits-Berechnung an Ihre Bank:

Wenn die Spende z.B. am Donnerstag, 26.08.2021 über das Formular getätigt oder im FundraisingBox CRM angelegt wurde, wird diese

  • (+1 Tag) am Freitag, 27.08.2021 zur Bank übermittelt (kurz nach Mitternacht)
  • (+ 2 Werktage) am Dienstag, 31.08.2021 fällig / eingezogen

Fast alle Banken halten sich an die von uns vorgegebene Fälligkeit für den Einzug. Merken können Sie sich daher folgende Regel:
Bei Online Transaktionen:
Getätigt am-Datum +1 Tag (Mo-So) + 2 Werktage (Mo-Fr) = berechnetes Einzugsdatum

Bei manuell angelegten Transaktionen:
Das Erstellungsdatum im CRM +1 Tag (Mo-So) + 2 Werktage (Mo-Fr) = berechnetes Einzugsdatum

Ich möchte auf dem Kontoauszug keine Sammelbuchungen, sondern Einzelbuchungen sehen können. Was muss ich tun?

Ob Ihre Bank die von uns übermittelten Sammelbuchungen für Ihren Kontoauszug in Einzelbuchungen auflösen kann (oft auch batch booking genannt), klären Sie bitte mit Ihrer Bank-Ansprechperson. Viele Banken können dies technisch und wir geben alle technischen Details mit, die die Bank dafür benötigt. Beachten und prüfen Sie dabei bitte, ob Sie z.B. Buchungspostengebühren bei Ihrer Bank zahlen und daher diese Umstellung für Sie mit bankseitigen Mehrkosten verbunden ist.

Ein*e Unterstützer*in bittet um Rückerstattung einer Wikando Lastschrift Spende. Was muss ich tun?

Sie haben folgende Möglichkeiten in diesem Fall:

  1. Sie teilen der Person mit, dass diese der Lastschrift widersprechen kann, d.h. eine Rücklastschrift zu beauftragen. Bitte beachten Sie, dass Ihrer Organisation dabei bankseitige Rücklastschrift-Gebühren entstehen. Für die Spendenden ist dies in dem eigenen Online Banking in der Regel mit wenigen Klicks möglich.
  2. Sie bieten der Person an, dass Sie den Betrag von Ihrem Organisationskonto auf das Spender*innen-Konto zurücküberweisen (über Ihr Online Banking oder Ihre Bank-Software). Der Vorteil ist, dass Sie dadurch die bankseitige Rücklastschrift-Gebühr vermeiden.

Unsere Empfehlung: Jede nicht gebuchte Transaktion sollte in der FundraisingBox gelöscht werden, damit Sie dort nur die tatsächlichen Spenden einsehen können.


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